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O e-Social e a rotina trabalhista nas empresas

Em 2014 as empresas deverão utilizar-se do novo sistema de comunicação de suas obrigações sociais – trabalhistas, previdenciárias, fundiárias fiscais relativas à folha de pagamento, aos benefícios fornecidos aos empregados, é o chamado E-SOCIAL.

Com datas escalonadas de implantação considerando empresas de lucro real, simples, lucro presumido e as microempresas e micro produtores rurais, iniciando-se pelas empresas de lucro real em abril de 2014, o E-SOCIAL não parece estar “dando o que falar” tanto quanto deveria.

Talvez as empresas acreditem na usual postergação, como a que ocorreu com o REP (Registro eletrônico de ponto), ou porque não se atentaram que, apesar de realmente o E-SOCIAL nada trazer de novo quanto ao tipo de informações a serem enviadas aos órgãos governamentais, o sistema exige exatidão nos dados e prazos, bem como inserção de alguns dados ainda não informados anteriormente.

O primeiro passo é a identificação dos empregados, que deverá ser efetuado com o CPF cruzado com o NIS (número de identificação social – NIT (nº identificação do trabalhador autônomo , ou PIS PASEP - Programa de Integração Social e do Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público ) , este cruzamento deve ser o mesmo cadastrado no CNIS (CADASTRO Nacional de Informações Sociais) do empregado. Se o número do PIS ou do CPF do empregado que constar na folha de pagamento da empresa não estiver de acordo com os dados constantes do CNIS os dados não serão enviados, e haverá um bloqueio no envio das informações.

A Receita já disponibilizou no seu site uma ferramenta para que as empresas possam pesquisar os dados de CPF e CNIS de seus empregados e de seus prestadores de serviços.

Assim, o primeiro passo é verificar a consistência das informações dos empregados.

A sistemática da inserção de dados, de todos os eventos que deverão ser inseridos, os prazos de inserção, como por exemplo, a inserção dos dados de um empregado que é contratado devem ser inseridos antes do início de suas atividades, encontram-se no manual do E-SOCIAL

Todas as informações de empregados, prestadores de serviços de qualquer natureza, todas estão inseridas em um só documentos, que será enviado/acessado por vários órgãos – RECEITA FEREAL CEF, MTE, TRIBUNAIS.

Existem várias informações permanentes e outras que serão mantidas no sistema, e para tanto algumas “tabelas” foram criadas, visando a inserção de toda e qualquer informação relacionada a empregados e trabalhadores, inclusive quanto a segurança e medicina do trabalho.

Não vamos, nem há como tratar de todos os aspectos do E-SOCIAL, mas tocaremos em um ponto importante: INTERCOMUNICAÇÃO NA EMPRESA.

Para que o E-SOCIAL funcione corretamente todos os setores da empresa deverão trabalhar em conjunto. Sem que as informações sejam compartilhadas e organizadas em conjunto o sistema não funcionará.

Em muitos casos, as definições de inserção da informação como por exemplo – um benefício é salarial ou não? – deverão ser efetuadas de acordo com a definição de natureza jurídica da verba e envolverá todas as áreas da empresa, de maneira que o tratamento daquela verba seja a mesma em todos os departamentos da empresa – folha de pagamento, fiscal e outros.

A Tabela 3 – Natureza das rubricas da folha de pagamento indica todos os eventos que deverão ser inseridos. Encontramos ali, sob o código 1603 as diárias de viagem que suplantem 50% do salário do empregado, no código 1605 os ressarcimentos de despesas pelo uso de veículo do empregado a serviço da empresa, sob a rubrica 3510 os prêmios.... Cada rubrica gerará uma informação e uma necessidade ou não de recolhimento de encargos, e qualquer desacordo gerará uma inconsistência....

Importante portanto, que as empresas revisem suas políticas – todas – em conjunto com todos os departamentos, inclusive o jurídico, já com base no sistema do ESOCIAL evitando problemas futuros.

Em 2015 além dos processos administrativos e judicias tributários, serão inseridas todas as ações trabalhistas das empresas. Assim, em 2014 inicia-se um ano de planejamento de redução de passivo de trabalhista, em que o diagnóstico preventivo de riscos, e a indicação de gerenciamento desses riscos deixa de ser custo e passa a ser investimento.

Mas como cuidar disso é assunto para outro artigo.

* MARIA LUCIA CIAMPA BENHAME PUGLISI Advogada formada em 1987 na Faculdade de Direto da USP, com pós-graduação latu-sensu em Direito do Trabalho, pela mesma Faculdade. Sócia responsável do escritório. Membro da Comissão de Direito Civil da OAB SP. Idiomas Inglês Francês e Italiano. Atua na área de assessoria jurídica empresarial como advogada desde 1988, desenvolveu trabalhos de consultoria em Direito do Trabalho atuando em estreita ligação com a área de Recursos Humanos dos clientes, assessorando-os nas rotinas trabalhistas diárias, bem como em projetos e procedimentos de Recursos Humanos. Participa das negociações Sindicais com os clientes, assessorando-os juridicamente nas reuniões sindicais. Desenvolve treinamentos nos clientes para orientação dos gestores em diferentes níveis sobre legislação trabalhista e contratual, orientando as empresas em busca de redução do passivo ne ssas áreas. Sua fluência nos idiomas inglês, francês e Italiano facilita o contato com clientes estrangeiros, bem como o estudo e informação comparados das legislações.



Publicado em: 21/11/2013         Fonte: Revista Incorporativa         Postado por: Ronnie de Sousa

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