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Serviço que agiliza a área contábil


Escritórios de contabilidade contam com ferramenta mais ágil na localização e emissão de documentos.

Os escritórios de contabilidade realizam atividades que exigem tempo para análise, por isso, para dar conta dos prazos, na maioria das vezes, apertados, os contabilistas buscam ferramentas mais ágeis que auxiliem na tarefa desempenhada rotineiramente para diferentes clientes.  O serviço prestado para pessoa física ou jurídica, como empresas, associações, entre outras entidades, exige um trabalho meticuloso de análise das áreas fiscal, tributária e trabalhista.



No trabalho desenvolvido para companhias, um escritório de contabilidade, pode ser responsável pelo balanço contábil e financeiro, pagamento de tributos, resoluções de problemas relativos ao quadro de funcionários, entre outras questões relativas à contabilidade empresarial, o que exige uma grande demanda de pesquisa, localização e emissão de documentos. Normalmente esse trabalho pode ser burocrático e demorado, dependendo dos meios recorridos. Além disso, pode exigir tempo de funcionários em idas constantes a cartórios, fóruns, junta comercial dente outros, com suas senhas, guichês e filas demoradas. “Para evitar este desperdício de tempo, muitos escritórios de contabilidade estão optando pela modernização, que chegou a um serviço diferenciado de cartório, de onde em apenas uma visita, ligação ou envio de e-mail já é iniciado todo o processo necessário na investigação de documento, agilizando todo o serviço a ser desenvolvido para o cliente.”, detalha o executivo Filipe Lombardi, da franquia Cartório Mais re

centemente inaugurada na capital paulista.

Além da comodidade de centralizar as solicitações de certidões de todo o Brasil auxiliando o trabalho de contabilidade, o Cartório Mais destaca outras ferramentas de facilitação como o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) o qual permite converter o arquivo físico de documentos em arquivo digital, facilitando e agilizando a localização de documentos, comprovantes, recibos, contratos dentre outros, reduzindo a quantidade de papeis.

“Esse sistema permite que os usuários acessem os documentos de forma ágil e segura por meio de loguin e senha, permitindo a empresa gerenciar o nível de acesso para cada usuário e manter no arquivo morto somente documentos que são necessários ter a via original.” explica o executivo Edson Trevisan.

A ferramenta GED facilita o gerenciamento dos documentos, que formam a grande massa de conhecimento de uma empresa, por isso é fundamental preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, o que facilita o serviço dos técnicos em contabilidade ou mesmo funcionários da empresa em questão.

“O mais interessante, é que neste sistema não é necessário ter arquivos físicos de todos os documentos, pois é possível acessa-los digitalmente, evitando a degradação natural do documento físico como mofo e traças, se tornando também mais ecológico, pois reduz o consumo de papel e arquivo. Além disso, a organização é feita customizada, analisando o fluxo de documentos de cada empresa separando os documentos por categorias, departamentos e por nível de sigilo.”, conta Filipe Lombardi.




Publicado em: 17/10/2012         Fonte: Portal Seguros         Postado por: Equipe Essência Sobre a Forma

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