COLUNISTAS


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Renata Cavalcante

• Formada em Ciências Contábeis pela Faculdade Integrada do Ceará – FIC (Estácio de Sá);
• Especialista em Auditoria Contábil;
• Pós-Graduanda em Gerenciamento de Projetos;
• Professora na Faculdade Stella Maris – Obóe;
• Membro do CRCCE Jovem;
• Atuou como Auditora Interna de empresas nos ramos: Têxtil e Educacional;
• Hoje atua como Auditora Externa da empresa Controller Auditoria e Assessoria Contábil S/S, empresa-membro da Rede Moore Stephens International no qual atua nas principais cidades do mundo.

 


Principais riscos para as entidades sem fins lucrativos pelas falhas ou faltas de controles internos

Por Renata Cavalcante

 

  1. INTRODUÇÃO

Com os escândalos de partidos políticos e de descasos com os recursos públicos é notório o aumento da fiscalização sobre entidades dos quais a situação financeira e a falta de controles internos arruína a gestão neste setor. Os serviços prestados voltados para agricultura familiar, ensino, para auxiliar o desenvolvimento da sociedade, além de interesse da população, benefícios tributários, verbas publicas e parcerias público-privada encadeou uma necessidade de implantação de controles internos para que seja possível uma integração tempestiva e fidedigna das informações geradas pela contabilidade com os demais setores.

A implantação de um setor de controladoria nestas entidades possibilitaria criar e acompanhar os controles e relatórios emitidos na instituição, no qual a Auditoria, seja ela interna ou externa, avaliaria estes procedimentos gerando informações seguras, de qualidade e de acordo com a real situação econômico-financeira de uma entidade sem fins lucrativos.

A auditoria torna-se eficiente e eficaz aos controles internos, auxiliando nas melhorias dos processos, controles financeiros, prestações de contas de convênio e contratos de gestão. Tudo isso resguardaria a entidade, mitigando riscos principalmente de perda financeira podendo aniquilar a instituição e arruinar a gestão de seus presidentes.

Não podemos negar que os controles internos se tornaram o principal foco das empresas sejam elas públicas ou privadas diante de tamanha relevância em estarem em conformidade, tendo em vista as fiscalizações efetuadas em suas prestações de contas pelos Tribunais de Contas nas esferas da administração pública.

Diante do exposto o trabalho buscou verificar quais os principais riscos existentes em entidades sem finalidade de lucro devido a ausência ou falhas de controles internos. O objetivo principal foi demonstrar a importância dos controles internos nestas entidades contribuindo para aprofundar este tema possibilitando melhorias de processos e controles.

 

  1. REFERENCIAL TEÓRICO

 

2.1 TERCEIRO SETOR

O terceiro setor é composto pelas organizações privadas sem finalidade de lucro, no qual desenvolvem atividades voltadas para o bem-estar da coletividade. Uma das principais características é a ausência de lucros, das quais necessitam captar recursos junto ao Governo.

As entidades sem fins lucrativos começaram a surgir diante da impossibilidade do Estado em solucionar os problemas que se agravaram com o advento das mudanças implantadas pelo sistema capitalista, 1970, tanto de cunho econômico como nas áreas sociais, como a desigualdade social, a pobreza, a violência, poluição, e conflitos dos mais diversos tipos que se intensificaram com esse cenário (SANTOS e SILVA, 2008).

Segundo o art 44. do Código Civil:

Art. 44. São pessoas jurídicas de direito privado:

I – as associações (fins não econômicos);

II – as sociedades (fins econômicos);

III – as fundações;

IV – as organizações religiosas (Lei nº 10.825/03);

V – os partidos políticos (Lei nº 10.825/03)

VI - as empresas individuais de responsabilidade limitada (Lei nº 12.441/11);

 

Para Pfeiffer (2005), o terceiro setor é assim classificado entre as demais áreas:

 

 

  2.2 AUDITORIA E CONTROLES INTERNOS

Sá (2008) define o controle interno como sendo uma forma de saber apenas como estão sendo cumpridos os procedimentos determinados pela vontade de uma administração, e isto não se confunde com o estudo da movimentação e das transformações dos capitais.

Segundo o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados:

O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração (AICPA, 2003 apud ATTIE, 2007, p.182).

 

O controle interno é parte integrante de cada segmento, e cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controle interno.

Attie (2007, p. 189) propôs, em sua obra, o conceito, a interpretação e a importância do controle interno como:

Uma imensa gama de procedimentos e práticas que, em conjunto, possibilitam a consecução de determinado fim, ou seja, controlar tendo então quatro objetivos básicos:

a salvaguarda dos interesses da empresa;

a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais;

o estímulo à eficiência operacional; e

a aderência às políticas existentes.

 

A avaliação dos controles internos é uma atividade decisiva na realização dos trabalhos de auditoria.

A auditoria dos tempos atuais demonstra que não há mais um simples exame dos demonstrativos contábeis em contraposição aos registros da escrituração. Ela busca a consonância dos Princípios Fundamentais de Contabilidade e das Normas Brasileiras de Contabilidade, à medida que preserva a materialização adequada dos fenômenos que afetam a Ciência Contábil como um todo.

Nos termos de Nascimento (2004, p. 65), a semelhança do modelo tradicional de auditoria, o auditor independente, interno ou governamental, necessita conhecer a importância dos controles internos na salvaguarda do patrimônio, na prevenção de fraudes, no registro correto das transações e na promoção da eficiência operacional.

Conforme Nascimento (2004, p. 67) a acepção que foi concebida aos controles internos se refere àquela de ordem contábil. Dessa forma, conclui-se que:

a) a auditoria interna se constitui em unidade administrativa responsável pela revisão e apreciação dos controles, sendo, portanto, integrante da estrutura organizacional da empresa, companhia ou instituição. Representa o órgão encarregado de prover o acompanhamento, a revisão, a avaliação e/ou o aprimoramento dos controles internos;

b) os controles internos, por sua vez, são procedimentos da organização-administrativa ou contábeis- relacionados à identificação de padrões de comportamento desejáveis por parte dos empregados.

 

Na visão de Motta (1988), o estudo e a avaliação do controle interno designarão, então, o caminho a ser adotado pelo auditor no que diz respeito à amplitude e à natureza do trabalho, em que implicará a escolha de procedimentos e técnicas de auditoria a serem aplicadas, escolhas da data mais adequada em que devem ser aplicados tais procedimentos e técnicas e a definição de extensão, ou seja, aumento ou redução de limite de aplicação nos procedimentos e técnicas escolhidas.

Seguindo a Norma Brasileira de Contabilidade (NBC T 11) do Conselho Federal de Contabilidade (2006), a responsabilidade primária na prevenção e identificação de fraudes e erros é da administração da entidade, por meio da implementação e manutenção de adequado sistema contábil e de controle interno.

Para Schmidt e Santos (2006, p. 32), o processo de gestão de riscos, tendo como fundamento os parâmetros das Normas Brasileiras de Contabilidade, deverá avaliar o ambiente de controle interno, dando maior atenção aos seguintes parâmetros:

 

A função e envolvimento dos administradores nas atividades da entidade;

As políticas de pessoal e segregações;

Implantações, modificações e acesso aos sistemas de informações computadorizadas, bem como acesso a arquivos de dados e possibilidade de inclusão ou exclusão de dados;

Comparações e análises dos resultados financeiros com dados históricos e/ou projetados;

As normas para elaboração de demonstrações contábeis e quaisquer outros informes contábeis e administrativos;

Elaboração, revisão e aprovação de conciliações de contas;   

 

Tais normas tratam de forma específica, da avaliação e análise do controle interno garantindo o desenvolvimento e manutenção dos controles internos dentro do sistema empresa.

Deste modo, o controle interno é definido com um conjunto de investigações sobre as principais atividades da entidade, objetivando assim, o constante entendimento do fluxo das atividades, direcionando sua atenção para as possibilidades de ocorrência de fraudes causadas por falhas no controle interno.

 

Para Monello(2010), a auditoria seria a oportunidade de estabelecer, testar e avaliar cada procedimento, seus registros e reflexos dentro da entidade. É por isso, que atualmente muitas entidades vêm investindo, alem da auditoria externa, nos serviços de auditoria interna, com foco nos controles que refletem diretamente nas prestações de contas.

 

  2.2 A IMPORTÂNCIA DAS ENTIDADES SEM FINS LUCRATIVOS PARA A SOCIEDADE

Ao passar dos anos pudemos observar mudanças de comportamento na sociedade além do crescimento e integração desta junto às políticas sociais do Estado. Estas entidades vêm desempenhando e realizando atividades relevantes que possibilitam “desafogar” o Estado e Município de suas obrigações por não deterem de capacidade técnica para desenvolver projetos e programas que contribuam para o desenvolvimento sustentável.

O Estado disponibiliza recursos e as entidades se encarregam de executar os programas e projetos por meio de Contratos de Gestão ou convênios.

 Segundo (Paulo, Vicente, 2008) não existe uma definição legal de “contratos de gestão”. Em linhas gerais eles são ajustes cujo objetivos é o cumprimento de um espécie de programa, em troca de algo que seja do interesse da parte que se compromete a cumprir este programa. Todo contrato de gestão estabelece:

  1. metas a serem atingidas;
  2. prazo para atingimento;
  3. critérios objetivos de avaliação de desempenho, para verificação do atingimento, ou não, das metas.

Contudo, com a crescente contribuição das entidades sem fins lucrativos percebeu-se a necessidade de normatizar (controlar) as atividades do setor, do ponto de vista contábil. Surgiram os Seminários DOAR (Direção do Orçamento na Aplicação de Recursos) realizados pelo Conselho Federal de Contabilidade – CFC, Academia Brasileira de Ciências Contábeis – ABRACICON, Fundação Brasileira de Contabilidade – FBC e Associação Nacional de Procuradores e Promotores de Justiça de Fundações e Entidades de Interesse Social – PROFIS, no qual abordam as atividades relacionadas à prestação de contas, controles, orçamento e contabilidade apresentadas a organizações governamentais, não governamentais e a sociedade em geral. Temos a NBC T 10.19 no qual aborda os aspectos contábeis específicos para entidades sem fins lucrativos, além da ITG 2002 no qual estabelece critérios e procedimentos específicos de avaliação, reconhecimento das transações e variações patrimoniais, de estruturação das demonstrações contábeis e as informações mínimas a serem divulgadas em notas explicativas das entidades e a NBC T 16.8 que é voltada para os controles internos das entidades públicas, objetivando garantir razoável grau de eficiência e eficácia do sistema de informação contábil.

Dentro deste contexto exposto, as organizações do terceiro setor passaram a ter papel principal estimulando a parceria público-privada, sempre com o foco de haver controles para melhor execução das atividades realizadas.

 

  2.2 OS CONTROLES INTERNOS NAS ENTIDADES SEM FINS LUCRATIVOS

É visível a falta de controles internos nas empresas sejam elas público ou privadas. Segundo a Norma Brasileira de Contabilidade Aplicada ao Setor Público – NBC T 16.8 o controle interno significa:

O controle interno é o conjunto de recursos, métodos e processos adotados pela entidade governamental, com a finalidade de:

(a) assegurar a proteção dos ativos e a veracidade dos componentes patrimoniais;

(b) garantir a observância da validade, legalidade e regularidade das transações;

(c) promover e manter a confiabilidade do sistema de informações contábeis;

(d) comprovar atos e fatos que afetem ou possam afetar o patrimônio;

(e) garantir a integralidade e exatidão dos registros contábeis;

(f) prevenir práticas ineficientes e antieconômicas, erros, fraudes, malversação, abusos, desvios e outras inadequações;

(g) possibilitar a eficácia da gestão e garantir a qualidade da informação;

(h) garantir a execução dos planos e políticas definidas pela administração;

(i) garantir aderência das demonstrações contábeis aos princípios fundamentais e normas brasileiras de contabilidade.

Porém que observamos em algumas instituições é que não existe se quer um controle das movimentações de entradas e saídas entre as contas bancárias. Há entidades que dispõem de mais de 30 contas bancárias para a execução das metas e atividades estipuladas nos contratos de gestão. O principal risco é a perda financeira já que não é possível identificar tempestivamente quanto se foi emprestado ou a emprestar para outros contratos. De acordo com cláusulas do contrato de gestão o Estado deve cumprir o cronograma de reembolso para que a entidade possua recursos para a execução. Porém, muitas vezes estes valores atrasam mais tempo do que foi acordado, o que acaba por gerar uma infinidade de idas e vindas de transações bancárias de uma contrato para outro. A falta de um sistema ERP que possibilite alimentar todas as informações dos contratos e convênios existentes também proporciona um descontrole do que foi recebido e a receber entre as contas. Os preenchimentos de planilhas eletrônicas são passiveis de erro o que torna a informação um pouco vulnerável para a tomada de decisão de seus gestores.

O compromisso de utilizar dinheiro do Governo com o intuito de bem-estar da coletividade traz então a necessidade de prestar contas com eficiência e eficácia.

Segundo a Constituição Federal de 1988 §70:

“Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiro, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em uma desta, assumam obrigações de natureza pecuniária”.

Art. 71. O controle externo, a cargo do Congresso Nacional, será exercido com o auxílio do Tribunal de Contas da União, ao qual compete:

 

II - julgar as contas dos administradores e demais responsáveis por dinheiros, bens e valores públicos da administração direta e indireta, incluídas as fundações e sociedades instituídas e mantidas pelo Poder Público federal, e as contas daqueles que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte prejuízo ao erário público.

 

Os principais documentos e procedimentos de prestações de contas, controles e contabilidade são:

 

• Documentos constitutivos/alterações;

• Contratos, convênios, editais, parcerias e termos aditivos, etc.;

• Conjunto completo das Demonstrações Contábeis;

• Descrição das despesas e respectivos pagamentos;

• Extratos e movimentos de caixa;

• Comprovantes de Regularidade (Fisco);

• Documentos patrimoniais;

 

No caso dos Convênios registrar os mesmos no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasses – SINCONV.

 

• No caso das Fundações devem prestar contas através do Sistema de Cadastro e Prestação de Contas – SICAP.

• As despesas devem ser realizadas exclusivamente de acordo com o objeto e dentro da vigência do convênio e ou contrato (não são regulares os pagamentos efetuados antes do repasse dos recursos ou após ou fim do convênio).

• Os saques na conta corrente devem ser realizados em consonância com os pagamentos efetuados.

• Os saldos enquanto não utilizados devem ser aplicados (Lei 8.666/93, no caso de convênios).

 

  1. METODOLOGIA

Utilizou-se para a elaboração deste artigo a pesquisa bibliográfica, especialmente na fundamentação teórica, Os conceitos foram definidos e aprofundados através de pesquisa exploratória. Quanto à abordagem do tema utilizou-se a abordagem qualitativa.

 

  1. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este artigo teve por objetivo demonstrar o risco de não haver controles internos bem definidos em entidades sem finalidade de lucros o que impacta diretamente na confiabilidade e transparência de seus processos e demonstrações contábeis.

Desta forma, pode-se concluir a importância da implantação de controles internos no qual seja possível prevenir ou detectar falhas em seus processos além de relevantes distorções nas demonstrações financeiras e contábeis da instituição. Este tema merece ser estudado de forma mais aprofundada possibilitando futuras discussões.

Postado dia 25/07/2014 - Fonte: Essência Sobre a Forma

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